美容室のカルテのテンプレート｜無料で作れる項目一覧と、紙・表計算・アプリ別の様式の作り方

結論：美容室のカルテのテンプレートは「基本・施術・次回」の3区分・15項目で足りる

カルテの目的は、次回の施術と提案に使える情報を残すことです。「基本情報」「施術記録」「次回に向けたメモ」の3区分に分け、合計15項目前後に収めると、忙しい営業中でも書き切れます。

項目の中身より、書く人が変わっても同じ場所に同じ情報が入ることが重要です。テンプレートはそのための「型」であり、凝った様式は要りません。書き方の考え方は顧客カルテの書き方で扱っています。この記事は様式そのものに絞ります。

そのまま使える項目一覧（テンプレート）

「必須」の10項目だけ埋めれば、次回の施術は再現できます。任意の項目は、書けるときに書くという運用にしないと、テンプレート全体が重くなって続きません。

紙・表計算・アプリ — 様式の作り方と向く店

迷うなら、最初は紙か表計算で3か月使い、実際に埋まった項目だけをアプリに移す順番が確実です。使っていない項目を最初からアプリに作っても、入力されません。アプリの選び方はカルテ管理と顧客管理アプリ活用術にまとめています。

テンプレートに入れるときに注意が要る3つの項目

1. アレルギー・皮膚疾患・服薬：病歴にあたる情報は「要配慮個人情報」に該当する場合があり、取得の前に本人の同意が必要とされています。カウンセリングシートに同意の一文を置き、カルテには「同意あり」と記録します。
2. 写真：施術写真は個人を識別できる情報です。撮影と保存の同意を取り、SNSに載せる場合は別の同意が要ります。掲載許可の取り方は写真撮影と掲載許可の取り方を参照してください。
3. 家族・職業などの会話メモ：接客に役立ちますが、本人が「なぜ店が知っているのか」と感じる情報は書かないほうが安全です。本人が話した内容に限り、評価や憶測は書きません。

カルテは店の資産であると同時に、お客様の個人情報です。取得の目的を店内に掲示するか同意書に書き、保管期間と廃棄の方法まで決めておくことが、テンプレートを作るときの前提になります。保管と廃棄はカルテの保管期間はいつまでかにまとめています。

テンプレートを運用に乗せる手順（4ステップ）

1. 必須10項目だけで1か月試す

   任意項目は入れずに始めます。1か月後に「書けなかった項目」と「欲しかった項目」をスタッフから集めます。

2. 書く場面と時間を決める

   薬剤と配合は施術中に、本人の反応と次回の提案は会計直後に、連絡履歴は送信時に。「後でまとめて」を無くすと記入率が上がります。

3. 月1回、抽出して使う

   「来店周期を2週間超えた人」「次回予約が無い人」を抽出して連絡します。使われないカルテは書かれなくなります。

4. 3か月で項目を見直す

   3か月間で一度も埋まらなかった項目は外し、毎回メモ欄に書かれている内容があれば項目に昇格させます。テンプレートは固定せず育てます。

出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（要配慮個人情報の取得、利用目的の特定・通知）、個人情報の保護に関する法律第2条第3項・第17条・第20条。制度は改正されることがあるため、実際の運用では最新の公表資料を確認し、必要に応じて専門家にご相談ください。記事内の記入例・項目数は自分で置いた前提による例です。

表計算でテンプレートを作るときの3つの工夫

1. 1行＝1来店の縦長表にする：1顧客1シートにすると、来店周期の抽出ができません。顧客IDを列に持ち、来店ごとに1行足す形が集計に向きます。
2. 入力はプルダウンにする：来店経路・メニュー・担当は選択式にすると表記がそろい、後で集計できます。自由入力は「本人の反応」と「次回の提案」だけにします。
3. 閲覧できる人を絞る：共有設定でスタッフごとに権限を分け、書き出し（ダウンロード）はオーナーだけにします。退職時はアカウントの共有を外すだけで済みます。

表計算のテンプレートは、顧客管理の入口としても使えます。抽出と連絡の設計は顧客管理をエクセルで無料で始める方法、全体像は顧客管理・CRM完全ガイドを参照してください。

紙テンプレートの1枚レイアウト例（A4縦）

紙で作る場合のレイアウトは、上段に基本情報、中段に来店ごとの記録、下段に次回メモの3段構成が書きやすい形です。数字は仮の設定で、用紙に合わせて調整してください。

1枚に10回分が入る設計なら、来店周期6週間の人で約14か月分が1枚で追えます。用紙は厚めの上質紙にし、ファイルは五十音か顧客番号で並べると、営業中に探す時間が減る傾向があります。

紙は「書く速さ」で表計算やアプリに勝ちますが、抽出ができません。月1回の抽出（周期超え・次回予約なし）は、来店日だけを表計算に転記して補う運用が現実的です。

なお、テンプレートを紙から表計算やアプリへ移すときは、過去分をすべて転記する必要はありません。直近1年に来店した人だけを移し、それ以前は紙のまま保管期間まで置く形にすると、移行の手間が数分の一になる場合があります。

作る前のチェックリスト

カルテのテンプレートは、ダウンロードして終わるものではなく3か月使って項目を育てるものです。必須10項目から始めれば、無料で、今週から運用に乗せられます。