美容室の雇用契約書・労働条件通知書を電子で交付する方法｜できる条件の判断表・送り方・保存期限と希望確認書の文例

結論：雇用の書類を電子化するときのルール早見表

ポイントは、労働条件通知書は本人の希望、給与明細は本人の承諾、どちらも書面を求められたら紙で渡すことです。

この書類はこの状況で電子にできるか — 状況別の判断表

「本人の意思が記録で確かめられるか」「本人を特定した送信か」「本人が保存・印刷できるか」の3つがそろえば電子、1つでも欠ければ書面と覚えておくと迷いません。

業務委託の美容師に示す条件と契約書の書き方は業務委託契約書に入れる条項、明示する労働条件の項目と2024年4月に加わった事項は雇用契約書と労働条件通知書の違いで確認してください。

労働条件通知書の電子交付の要件と送り方 — 4つの要件と5つの手順

労働条件通知書とは、賃金・労働時間・契約期間など、雇い入れるときに必ず明示する労働条件を書いた書類のことです。書面が原則ですが、2019年4月から、本人が希望した場合はFAX、電子メール、LINEなどのSNSのメッセージ機能で送れるようになりました。本人が希望していないのに電子だけで明示すると労働基準法第15条の違反となり、30万円以下の罰金の対象です（第120条）。

1. 本人が希望していること：店の方針として一方的に電子にはできません。希望を個別に確かめ、その記録を残します。
2. 受け取る人を特定できる方法であること：本人あてのメールやメッセージに限られ、ホームページへの掲載など第三者が見られる方法は認められません。
3. 本人が出力して書面にできること：PDFの添付で送り、本人が保存・印刷できるようにします。
4. 届いたことを確かめること：受け取りの返信をもらい、送った日時の記録を残します。

1. 希望を確かめる

   下の希望確認書で、電子メール・LINE・書面から本人に選んでもらいます。

2. PDFで作る

   厚生労働省のモデル様式などで内容を確定させ、書き換えができない形式にします。

3. 本人あてに送る

   本人が指定したアドレスかアカウントに、送信文の例のとおり保存と受け取りの返信を頼んで送ります。

4. 受け取りを確かめる

   開けない、保存できないという場合は書面に切り替えます。

5. 控えを保存する

   送ったPDF、送信日時、希望確認書を、スタッフごとのフォルダにまとめます。

送信件数と保存期限を数字で出す — スタッフ8人の店の試算

次のモデルでは、電子で送る雇用の書類は年10件、2026年10月31日に退職した人の書類は少なくとも2029年10月末まで保存します。年10件なら、送信1件ごとの料金か、メールでのPDF送付で足ります。

試算の前提（仮定）：正社員5人、6か月契約を更新する有期のパート3人。年間の新規採用2人、労働条件の変更2件。電子契約サービスの料金は、月額固定10,000円のプランと送信1件200円のプランがあるとした計算上の数字で、実際の料金は各社の最新の情報で確認してください。給与明細の電子化に8人中1人が承諾しない。

ほかの書類の保存期間は美容室の書類の保存期間一覧、給与明細に載せる項目は美容室の給与計算のやり方で確認できます。

電子契約サービスはどう選ぶか — 少人数の店で比べる6点

雇用契約は当事者の合意で成立し、書面は法律上の成立の要件ではありません（民法第522条第2項）。少人数の店は、スタッフがアカウントを作らずスマートフォンで署名でき、件数に応じた料金で、解約後もデータを取り出せるサービスを選びます。

そのまま使える文例 — 希望確認書・送信文・給与明細の事前通知

入社の手続きの最初に、希望確認書1枚で労働条件通知書の受け取り方と給与明細の承諾をまとめて確かめます。選択欄はすべて空欄のまま渡し、本人に印を付けてもらいます。

現場でつまずく点 — 6つの落とし穴と防ぎ方

電子化のつまずきは、希望の取り方と、店側の控えの残し方に集中します。

1. 希望確認書の「電子」に最初から印を付けておく：本人の希望とは言えなくなります。選択欄は空欄で渡し、本人に選んでもらいます。
2. 給与明細の「みなし承諾」を労働条件通知書にも使う：労働条件通知書は本人の希望が条件で、返事がないことを希望とは扱えません。書類ごとに確かめ方を分けます。
3. 条件を本文に打ち込む、画像のスクリーンショットで送る：版の管理と印刷がしにくくなります。書き換えできないPDFを添付します。
4. LINEだけに記録が残っている：トークのファイルは保存期間が限られることがあり、機種変更や退会でも消えます。送ったPDFと送信日時を店のフォルダに別に保存し、クラウドと外付けの記録媒体の2か所に置きます。
5. 電子契約サービスを解約したら過去の契約が見られない：解約前に、PDFと署名の記録を一括で取り出して保存します。
6. 退職後にWeb明細へログインできない：退職者から過去の明細を求められても出せません。毎月の明細をPDFでも店側に保存しておきます。

データを失わない仕組みはデータ管理とバックアップ、スタッフとの連絡に個人のLINEを使い続けるかの考え方はスタッフ連絡ツールの選び方で整理しています。

よくある質問

労働条件通知書をLINEで送ってもよいですか？

スタッフ本人がLINEでの受け取りを希望した場合は送れます。本人が出力して書面にできることが条件なので、個別のトークでPDFを添付して送り、保存してもらいます。希望していない人には書面で渡します。

入社するスタッフ全員を電子交付に統一できますか？

労働条件通知書の電子交付は本人の希望が条件なので、店の方針として一律に電子だけにすることはできません。電子を基本にしつつ、書面を希望する人には紙で渡す運用にします。

電子契約で結んだ雇用契約書に印鑑は必要ですか？

雇用契約は双方の合意で成立し、印鑑は法律上の要件ではありません。電子契約サービスの署名の記録と締結後のPDFを、店とスタッフの双方が保存できるようにしておきます。

給与明細をアプリで見られるようにすれば、紙は渡さなくてよいですか？

本人の承諾を得れば電子での提供に代えられ、期限までに回答がなければ承諾とみなす旨を事前に通知する方法も国税庁のQ&Aで示されています。承諾した人でも書面を求めれば紙で交付し、承諾の記録や通知の控えを残します。

退職したスタッフの労働条件通知書は、いつまで保存しますか？

雇い入れに関する重要な書類として、退職の日から5年間（当分の間は3年間）保存します。電子で保存する場合も、すぐに表示・印刷できる状態にしておきます。

内定の段階で労働条件通知書をメールで送る場合も、希望の確認が必要ですか？

必要です。内定の連絡と一緒に労働条件通知書を渡す場合も、電子で送るなら本人が電子での交付を希望していることが条件です。内定の連絡のときに希望確認書を同封するか、メールで希望を確かめてから送ります。

出典：労働基準法第15条・第109条・第120条・附則第143条（e-Gov法令検索「労働基準法」）、労働基準法施行規則第5条・第56条（e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」）、短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律施行規則第2条（e-Gov法令検索）、特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律第3条（e-Gov法令検索）、厚生労働省リーフレット「平成31年4月から、労働条件の明示がFAX・メール・SNS等でもできるようになります」、厚生労働省「労働契約締結時の労働条件の明示」、所得税法第226条・第231条（e-Gov法令検索「所得税法」）、国税庁「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ&A」、民法第522条、労働契約法第4条。

まず、空欄の希望確認書を印刷し、次に入社するスタッフと更新を迎えるパートに渡すことから始めてください。入社のときのほかの手続きと期限はスタッフを雇ったときの手続き一覧にまとめています。