美容室の年末調整の進め方｜スタッフを雇ったら必要になる手続きと段取り

結論：美容室の年末調整は「11月に着手」すると間に合う

年末調整は12月の給与で精算しますが、書類の回収に時間がかかります。12月に入ってから始めると、提出が揃わないまま期限を迎えます。

11月中に書類を配り、11月末を回収の締切にする。この段取りにしておけば、12月は計算に集中できます。

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11月に着手する理由はもうひとつあります。年末は美容室にとって繁忙期だからです。12月は予約が詰まり、事務作業に充てる時間がほとんど取れません。閑散期のうちに配布と回収を終えておくほうが確実です。

そもそも何をする手続きか

給与を支払う事業者は、支払いの際に所得税を源泉徴収し、国に納付する義務があります。そして年末に、その年に源泉徴収した税額と本来納めるべき税額との差を精算する手続きが年末調整です。

出典：国税庁が公表する源泉徴収・年末調整に関する案内。手続きの詳細や様式は年により変わるため、最新の情報をご確認ください。

つまり、毎月の源泉徴収と年末の精算はセットです。毎月の徴収と納付ができていない状態では、年末調整だけ整えても意味がありません。

なお、スタッフが2か所以上から給与を受けている場合や、一定の要件に該当する場合は、本人が確定申告を行うことになります。

源泉徴収の対象になるのは、正社員だけではありません。パートタイムやアルバイトとして雇っているスタッフも、給与を支払っている以上は対象になります。人数が少なくても手続きは必要です。

個人事業主本人については、年末調整の対象になりません。事業主は自分で確定申告を行います。スタッフの分と自分の分は別の手続きだと理解しておいてください。申告の進め方は確定申告と経費の知識で扱っています。

毎月の納付を止めないでください。

年間の段取り

上表は一般的な流れの例です。期限や必要な手続きは状況により異なるため、税理士または所轄の税務署にご確認ください。

翌1月の手続きを忘れないでください。スタッフへの源泉徴収票の交付に加え、市区町村や税務署への提出が必要になります。

毎月の納付には期限があります。原則として、給与を支払った月の翌月10日までです。この期限を過ぎると加算税などが生じる可能性があるため、給与支払いの手続きとセットで管理してください。

納期の特例を使う場合でも、毎月の計算自体は必要です。納付をまとめられるだけで、給与ごとの源泉徴収は変わりません。ここを誤解すると、年末に計算が追いつかなくなります。

集める書類

1. 扶養控除等申告書。年末調整の前提となる書類です。原則として全員から回収します。
2. 保険料控除申告書と証明書。生命保険料や地震保険料の控除を受ける場合に必要です。
3. 基礎控除・配偶者控除等の申告書。該当する場合に提出してもらいます。
4. 前職の源泉徴収票。その年に他社から給与を受けていた場合に必要です。

①は最も基本の書類です。提出がないと、税額の計算区分が変わります。入社時に提出してもらい、毎年内容を確認する運用にしてください。扶養の状況は年によって変わります。

②については、控除証明書の原本が必要になる場合があります。スタッフが紛失していることもあるため、早めに確認を促してください。再発行には日数がかかります。

③の交付は、スタッフにとって重要な書類です。転職や確定申告、各種の申請に使われます。期限内に必ず渡してください。退職者についても、退職時に交付する必要があります。

回収の締切は、口頭ではなく書面で伝えてください。配布する封筒に締切日を書いておくだけで、提出率が変わります。

つまずきやすい点

実務で問題になりやすいのは、次の3つです。

第一に、回収が揃わない。締切を伝えず配るだけだと、12月中旬まで集まりません。第二に、年の途中で入社した人の前職分。源泉徴収票がないと計算できません。入社時に依頼しておいてください。第三に、毎月の納付漏れ。年末になって気づくと、まとめて納付することになります。

③については、納期の特例という仕組みがあります。要件を満たす場合、納付を年2回にまとめられます。該当するかは税務署に確認してください。

②の前職分については、入社時の案内で伝えておくのが確実です。年末になってから依頼すると、前の勤務先に連絡を取る手間が本人に発生します。入社の書類一式に含めておいてください。

年の途中で退職したスタッフがいる場合の扱いも確認しておいてください。退職の時期によって、年末調整の対象になるかが変わります。

配布のときは、記入例を一緒に渡してください。何をどう書けばよいか分からず、そのまま止まっているケースが多くあります。前年の記入済みの書類を参考にしてもらう方法もあります。

③については、給与計算ソフトに任せておけば納付の金額も自動で出ます。手計算を続けているなら、まずここから見直してください。

負担を減らす仕組み

1. 給与計算をソフトに任せる

   源泉徴収額の計算が自動になります。手計算は間違いのもとです。

2. 書類を電子で回収する

   対応しているソフトなら、スタッフがスマートフォンから入力できます。回収の手間が減ります。

3. スケジュールをカレンダーに入れる

   11月配布・11月末締切・1月提出。毎年同じ日程で登録しておきます。

4. 税理士に依頼する範囲を決める

   全部か、年末調整だけか。費用と手間を比べて判断してください。

スタッフが数人の規模なら、給与計算ソフトを使うだけで大半は解決します。人数が増えたり、扶養の状況が複雑な人が出てきたりしたら、税理士への依頼を検討してください。

年末調整は、事業主にとって義務であると同時に、スタッフの手取りに直接関わる手続きです。段取りを決めておけば、毎年悩まずに進められます。まずは来年のカレンダーに11月の予定を入れるところから始めてみてください。