元スタッフから未払い残業代を請求されたら｜美容室の初動、請求額と店の計算の差の試算、回答書の文例

結論：未払い残業代を請求されたときの早見表

対応の軸は、期限を守る、記録で確かめる、払うべき分は早く払うの3つです。時効や上乗せの金額など、判断に使うルールを先に一覧にします。

請求の多くは、営業前後の練習や片付けの時間、休憩が取れなかった時間を労働時間に入れていないことから起きます。どの時間が労働時間になるかは美容室の練習時間は労働時間かで確認してください。

届いたものは何か — 書面の種類ごとの期限と最初の対応

最初の対応と残された時間は、届いた書面の種類で変わります。どの場合も、届いた日を記録し、対象期間のタイムカード・勤怠アプリのデータ・賃金台帳・給与明細・シフト表・予約台帳・業務連絡のLINEを、削除や書き換えができない形で保存してから動きます。

交渉の代理や裁判の見通しは弁護士、残業代の再計算は社会保険労務士に相談し、都道府県労働局の総合労働相談コーナーでも無料で相談できます。請求されたことを理由に、在籍スタッフに元スタッフの悪口を言ったり事情を聞き回ったりするのは避け、事実確認は記録と、同じ時期に働いていたスタッフへの落ち着いた聞き取りにとどめます。

請求額は正しいか — 店の記録で再計算すると差はどこで出るか

請求額を確かめるときは、対象期間（時効）、労働時間、1時間あたりの単価、すでに支払った額の4つを、店の記録と一つずつ突き合わせます。次の前提では、請求額2,708,640円に対し、店が記録から認めるべき額は570,240円です。請求側の誤りと、店が払うべき部分を分けることが目的です。

試算の前提（仮定）：元スタイリストが2026年3月31日に退職。2026年11月10日に、2023年4月分〜2026年3月分（36か月）の請求が内容証明で届いた。給与は月末締め・翌月25日払いで、基本給200,000円、技術手当20,000円、歩合給は月平均80,000円、通勤手当10,000円（距離に応じた支給）。月平均所定労働時間170時間。タイムカード上の時間外は月平均18時間で、その固定給部分の割増（1時間1,618円）は毎月払っていた。店の指示による閉店後の練習が月10時間あり、勤怠に入っていなかった。請求側は、退勤を家族に知らせたLINEの送信時刻から時間外を月33時間と主張している。

このほか、固定残業代を払っていた店は、通常の賃金と区別され、時間数と金額が明示されていたかを確かめます。区別が不十分だと無効とされ、単価の計算の基礎にも入って請求額が大きくなります（美容室の固定残業代の正しい設定）。「店長だから残業代は不要」という扱いも、経営者と一体的な立場や十分な待遇がなければ認められないことが多くあります。タイムカードがない場合も、店には労働時間を把握する義務があるため、記録がないことは店に不利に働きます。

付加金と遅延損害金 — 長引くほど支払額が増える

訴訟で未払いが認められると、裁判所は未払いの割増賃金などと同額までの付加金の支払いを命じることがあり、退職後の期間には年14.6％の遅延利息がかかります。交渉や労働審判で早く解決すれば、こうした上乗せを抑えられることが多くあります。

上の試算の570,240円を2026年12月31日に払う場合、退職日の翌日から275日分の遅延利息は570,240円×14.6％×275÷365＝約62,726円です（在職中の年3％と、最後の月の支払日のずれは省いた概算）。払うべき部分が確認できたら、争う部分と切り分けて先に支払うと、この上乗せが止まります。訴訟で判決まで進めば、これに加えて最大で570,240円の付加金を命じられる可能性があります。

回答書の書き方 — 認める部分と争う部分を分け、根拠を示す

回答書は、店が確認した記録と計算の方法を示し、支払う用意がある金額と、請求と異なる部分の理由を分けて書きます。感情的な表現や、退職の経緯への不満は書きません。請求側が求める資料の開示（タイムカードの写しなど）は、記録を持っているのが店である以上、応じるのが基本です。

交渉で解決しないとき — あっせん・労働審判・訴訟の違い

話し合いで決着しない場合、元スタッフは労働局のあっせん、地方裁判所の労働審判、訴訟のいずれかを選ぶことが多く、店はそれぞれの期日に対応することになります。手続きによって期間と結果の決まり方が違います。

労働審判では、第1回の期日までに答弁書と証拠を出し、その期日で事実関係の大部分が確かめられます。準備できる期間は1か月前後しかないため、申立書が届いた時点で弁護士に依頼するのが現実的です。

和解で決めること — 金額だけでなく条項と名目を決める

和解では、支払う金額に加えて、清算条項、支払いの期限と方法、支払いの名目を合意書に書きます。名目によって源泉徴収や社会保険料の扱いが変わるため、署名の前に税理士・社会保険労務士にも確認します。

1. 金額の考え方：店の計算額と遅延損害金を基準に、記録で証明できる範囲、解決までの時間と費用、付加金の見込みを比べて決めます。
2. 清算条項：「この合意書に定めるほか、互いに何らの債権債務がないことを確認する」と入れ、同じ件で再び請求されないようにします。
3. 支払いの名目：未払い賃金として払うか、解決金として払うかで、源泉徴収や社会保険料の扱いが変わります。
4. 支払いの期限と方法：振込先、期日、分割する場合の回数を書きます。
5. 口外しない約束：合意の内容を第三者に話さない約束を入れることがあります。ただし、行政機関への相談まで妨げることはできません。

対応でつまずく点 — 時効の主張・開示・在籍スタッフへの波及

請求への対応で店が損をするのは、計算よりも手順の誤りです。次の5つは、回答書を出す前に確かめます。

1. 時効を主張しないまま払う：時効は援用しなければ効果がなく、3年を過ぎた分も含めて合意すると取り戻せません。防ぎ方：回答書に、時効を援用する月と支払日を明記します。
2. 代理人がいるのに本人に連絡する：交渉がこじれる原因になります。防ぎ方：受任通知が届いた時点で、店の全員に「本人への連絡は控える」と伝えます。
3. 資料の開示を拒む、一部だけ出す：その後の手続きで店の主張が信用されにくくなります。防ぎ方：対象期間の記録を一式で出し、店に不利な部分も含めて計算表で説明します。
4. 認める部分の支払いを交渉の決着まで止める：退職後の期間は年14.6％の遅延利息が続きます。防ぎ方：記録で確定できる額は先に払い、争う部分だけを残します。
5. 在籍スタッフの点検を後回しにする：同じ働き方の在籍スタッフにも未払いがある可能性が高く、次の請求につながります。防ぎ方：全員の過去の勤怠と給与を点検し、不足があれば自主的に精算し、始業・終業を1分単位で記録する仕組みに改めます（美容室の勤怠管理）。

よくある質問

未払い残業代の請求を無視するとどうなりますか？

労働審判や訴訟を起こされる可能性が高くなります。訴訟では付加金が命じられることがあり、退職後の期間には年14.6％の遅延利息もかかるため、無視するほど支払額が増えるおそれがあります。

タイムカードがない場合も、請求どおり払う必要がありますか？

請求どおりとは限りませんが、店には労働時間を把握する義務があるため、記録がないことは店に不利に働きます。予約台帳、レジの締め時刻、鍵の開け閉めの記録など、ほかの記録で実際の労働時間を示せるかを確かめます。

3年より前の分も支払う必要がありますか？

各支払日から3年を過ぎた分は、店が時効を主張すれば支払う必要はなくなります。時効は主張しなければ効果がないため、回答書で時効を援用する期間を明示します。

元スタッフと直接話し合って解決してもよいですか？

本人が代理人を立てていなければ直接話し合うことはできますが、内容は必ず書面に残します。代理人の弁護士がいる場合は、弁護士を通して連絡します。

和解金を払うとき、源泉徴収は必要ですか？

未払い賃金として払うか、解決金として払うかなど、支払いの名目と中身によって扱いが変わります。合意書に署名する前に、税理士と社会保険労務士に確認してください。

労働審判の申立書が届きました。どれくらい時間がありますか？

第1回の期日は、原則として申立てから40日以内に指定され、答弁書はその前の裁判所が定める期限までに出す必要があります。準備の期間は短いため、届いた日のうちに弁護士に相談してください。

出典：労働基準法第114条・第115条・附則第143条（e-Gov法令検索「労働基準法」）、民法第150条・第404条（e-Gov法令検索「民法」）、賃金の支払の確保等に関する法律第6条（e-Gov法令検索）、厚生労働省の賃金請求権の消滅時効期間の延長に関するリーフレット（PDF）、法務省「令和8年4月1日以降の法定利率について」、裁判所「労働審判規則」（第13条・第14条）、労働審判法第15条、個別労働関係紛争の解決の促進に関する法律。個別の事案は弁護士に相談してください。

請求が届いたら、まず対象期間のタイムカードと賃金台帳を1か所に集め、上の試算と同じ表で請求側と店の計算の差を4つの点ごとに書き出すことから始めてください。退職時に最終の給与と勤怠を確定させる手順はスタッフ退職時の手続き一覧で、日ごろから整えておく労務の項目は美容室の労務管理の基本で確認できます。